社内ファイルが「あの人のPC」にしかない会社へ。

文書管理の問題は、ファイルが存在しないことより「どこにあるか分からない」ことです。個人PC、共有フォルダ、メール添付、Google Driveなど、保存先が複数になると検索が難しくなります。

さらに、同じファイルをコピーして使うと「最新版」「最終版」「最終版2」のようなファイルが増え、どれが正しいか分からなくなります。

共有フォルダを作っても、保存ルールや検索方法が分かりにくいと、結局デスクトップやメールへ保存されます。

文書の種類、顧客、案件、日付、担当者などで探せる仕組みや、誰が更新したか分かる履歴が必要になる場合があります。

文書管理に特化したOSSには、ファイルを一元保存し、検索、分類、アクセス権限、履歴などを扱えるものがあります。

会社独自の文書区分や部署ごとの権限に合わせてカスタマイズできれば、単なる共有フォルダより業務に合った文書管理にできます。

過去十年分の資料を最初から全部整理しようとすると、導入そのものが大仕事になります。まず契約書だけ、見積書だけ、現在進行中の案件だけ、と対象を絞る方法があります。

新しく作る文書だけ新しい仕組みに入れ、古い資料は必要になったときに移す方法でも十分です。

文書管理の成果は、きれいなフォルダ構成を作ることではありません。必要な資料を必要な人がすぐ見つけられることです。

RISENでは、今どこに何を保存しているのかを確認し、既存クラウドで足りるのか、OSSの文書管理が向くのかを整理します。