申請書が今どこで止まっているか分かりますか？

紙の場合は現物を探し、メールの場合は相手に確認しないと現在の状態が分かりません。

申請中、一次承認済み、最終承認待ち、差戻しなどの状態が見えるだけでも確認作業は減ります。

誰がいつ承認し、どんなコメントを残したかを記録できれば、後から経緯を確認できます。

監査や社内説明が必要な業務では特に重要です。

部署や金額ごとに例外を大量に作ると、システムも運用も複雑になります。

まず多くの申請に共通する標準ルートをデジタル化する方法が現実的です。

現在使っているExcelや紙の申請書を見ると、入力項目と承認順序が分かります。

ゼロから要件を考えなくても、今の運用から小さく設計できます。