契約書の最新版、すぐ出せますか？

『最終版』『最終版2』『確定版』という名前が増えるほど判断しにくくなります。

ファイル名ではなく、文書そのものに版や状態を持たせる方法があります。

編集中の契約書と締結済み契約書を同じ場所に置くと混乱しやすくなります。

状態を分け、正式版だけを検索しやすくすると探す時間を減らせます。

誰がいつ変更したか、以前の内容は何だったかが残れば、変更経緯を確認できます。

規程やマニュアルなどでも同じ考え方が使えます。

件数が少なければ、Google Driveなど既存サービスの運用ルールを整えるだけで改善する場合もあります。

RISENでは今の文書量や利用人数から適切な方法を考えます。